Essayez de repenser à votre première journée de travail à votre emploi actuel. Vous souvenez-vous de la personne qui vous a accueillie? Des premières formations que vous avez eues? Des collègues que vous avez rencontrés en premier? Il y a fort à parier que oui. Gageons même qu’en vous concentrant, vous arriverez à ressentir la fébrilité qui vous habitait cette journée-là.
Si ces souvenirs sont généralement gravés dans notre mémoire, c’est – entre autres –
parce que l’état émotionnel lors d’un événement influence grandement la rétention de l’information par le cerveau. Or, la première journée dans une organisation est un peu comme la première journée dans une nouvelle école… exaltante, mais aussi inquiétante! Va-t-on arriver à s’intégrer, à prouver notre valeur, à en saisir la culture? Comment l’organisation fonctionne-t-elle, vers qui faut-il se tourner en cas de question ou si on a besoin d’aide?
… Imaginez débuter un emploi en ces temps de pandémie!
Certes, le ratio d’embauche au pays a drastiquement baissé depuis la fermeture des services non-essentiels, et la tendance est plutôt à la fin d’emploi. En date du 30 mars dernier, les demandes pour des prestations d’assurance-emploi au Canada dépassaient déjà les 1,55 million, faisant quadrupler le nombre de prestataires au pays. Malgré tout, avec les programmes d’aide gouvernementale annoncés, les derniers jours semblent marquer une timide reprise du marché de l’emploi, et certaines équipes accueillent de nouveaux membres de façon totalement virtuelle.
C’est connu : les premières journées à un emploi sont déterminantes dans la relation employeur-employé, et un programme d’accueil et d’intégration augmente la rétention. Cela dit, à l’ère du COVID-19… pas évident d’aller luncher avec un employé ou de lui faire faire la tournée du bureau.
Voici donc 5 façons d’adapter votre programme d’accueil et d’intégration, dans une formule 100% à distance :
Pour éviter toute confusion, en partageant les politiques et pratiques RH au nouvel employé, prenez soin de lui préciser les changements et modifications applicables en temps de pandémie.
Pour faciliter la signature du contrat de travail, du code de conduite et d’autres documents formels, vous pouvez utiliser un service de signature électronique simple et sécurisé, comme DocuSign.
Assurez-vous de planifier rigoureusement la première semaine de travail de l’employé, et guidez-le un peu plus qu’à l’habitude. En étant à distance, la personne est complètement laissée à elle-même et ne peut discuter de façon informelle avec ses voisins de bureau ou profiter d’un passage à la machine à café pour serrer des mains. Organisez des cafés virtuels, des vidéoconférences ou des appels fréquents avec son gestionnaire, mais aussi avec ses collègues. Vous pouvez même planifier des séances de formation ou d'observation (shadowing) en utilisant le partage d'écran dans une application comme TEAMS ou ZOOM. Préparez un Google drive, une page intranet ou un dossier sur le réseau avec des documents pertinents à consulter : description de l'entreprise, organigramme avec photos, liste de personnes à contacter selon les besoins, description des produits, exemple de projets passés...
Prévoyez plus de temps pour les demandes d’accès et la commande de matériel informatique, en tenant compte de votre réalité. Si votre organisation a un département (ou une personne) en charge des TI, l’idéal est d’en discuter ensemble dès l’ouverture du poste.
Assurez-vous de clarifier vos attentes envers l’employé durant la période de confinement (pour la première semaine et durant les suivantes) et faites un suivi régulier avec lui. Il s’agit toujours d’un élément important, mais c’est d’autant plus vrai dans la réalité actuelle. Évitez que l’employé ne s’en mette trop sur les épaules ou qu’il se demande constamment s’il est à la hauteur. Face à la situation (historique!) avec laquelle nous devons tous composer, il est improbable que la personne puisse performer autant qu’elle l’aurait fait en temps normal lors de son entrée en fonction.
Pour vous aider à prévoir l’arrivée de vos nouveaux employés, voici une liste à cocher pour vous inspirer :
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Bonus! Nous vous avons aussi préparé un gabarit de planification d’horaire pour la première semaine :
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