Malgré qu’on l’attendait tous avec impatience, l'annonce du déconfinement ce printemps dernier a soulevé une foule de questions dans les organisations : Faut-il « forcer » un retour au bureau? Comment convaincre les talents de revenir sur les lieux du travail? S’il faut passer en mode hybride, comment gérer le tout?
D’un côté, certaines entreprises ont choisi de passer en mode remote first (télétravail d’abord). C’est le cas de GSoft qui a annoncé, à l’automne 2020, qu’elle serait dorénavant digital first, funky office second. Si vous êtes déjà allé visiter les bureaux de GSoft, vous réalisez probablement qu’il s’agit là d’un changement de cap majeur qui transformera leur expérience employé.
De l’autre côté du spectre, on retrouve des organisations plus traditionnelles qui souhaitent rapatrier les gens au bureau, avec plus ou moins de flexibilité face au télétravail, et pas toujours pour de bonnes raisons, mais passons!
Entre les deux, une foule d’organisations s’apprêtent (ou ont commencé) à tester le mode hybride :
une partie de l’équipe en présentiel, l’autre à distance ou
tout le monde alterne entre le présentiel et le télétravail.
Quelle que soit sa formule, le retour au bureau mérite d’être réfléchi : quel sera l’impact sur l’expérience employé? Sur les talents? Sur votre organisation? Si les réponses à ces questions varient d’une organisation à l’autre, un élément commun ressort : il faudra convaincre les employés de revenir au bureau.
N.B. Si votre organisation a fait le choix de devenir remote first ou remote only, vous avez également des défis de communication à gérer, mais bon, ce sera pour un autre article :)Minute, papillon.
Les dés sont jetés, retour au bureau il y aura. Soit! Un retour au bureau peut être justifié par la nature du travail ou la nécessité de protéger la culture de collaboration. Certes, à l’ère post-pandémique, il devient difficile de justifier un cadre rigide en ce qui a trait au télétravail. Et de forcer un retour au bureau à 100 % pourrait constituer un risque important quant à la mobilisation et la rétention des talents.
Il n’en demeure pas moins que, dans la plupart des milieux, des connexions humaines « en vrai » sont souhaitables. On dira ce qu’on voudra, une séance de remue-méninges à distance, c’est assez moyen.
Oui, cet article a pour but de vous aider à créer un hype autour du retour au travail. Mais avant de se lancer en grande trombe dans une stratégie de communication enthousiaste, il convient de prendre un petit pas de recul en se mettant dans la peau de ses collègues.
Face au retour au bureau, il y a autant de réactions qu’il y a d’humains.
Considérons cette équipe fictive :
De toute évidence, puisque leurs personnalités et leurs situations varient, leurs réactions face au retour au bureau seront tout aussi différentes. On peut imaginer les pensées qu’ils ont eues en écoutant le premier ministre François Legault annoncer le déconfinement le printemps passé :
Quelle que soit la décision de votre organisation concernant le retour au travail, celle-ci aura un impact majeur sur la vie de vos collègues, au risque d’en décevoir certains.
C’est pourquoi il est crucial de communiquer le nouveau cadre :
de façon transparente, en expliquant le pourquoi derrière les décisions;
à l’avance, pour que chacun ait le temps de se préparer;
avec sensibilité, en reconnaissant que la nouvelle réalité ne conviendra pas à tous, et ce, même si vous laissez les employés libres à 100 % (certains espèrent peut-être retrouver la vibe d’avant).
Créer le BUZZ
Maintenant, la partie le fun!
Récemment, j’ai eu la chance de coanimer un webinaire avec Marianne Roberge (Go RH) et Jean-François Pelletier (Folks), Fin du télétravail obligatoire : la vie au bureau 2.0, auquel plus de 170 organisations s’étaient inscrites (pour un webinaire diffusé en plein mois de juillet, disons que ça donne une idée de l’importance de la question pour les professionnels en RH…). BREF, lors de cet événement, j’ai présenté quelques idées concrètes pour créer un BUZZ de retour au bureau et ça a été tellement apprécié que j’ai décidé de les partager dans notre blogue.
Profiter de la frénésie de la rentrée
Dans quelques semaines, la température baissera de quelques degrés, les magasins regorgeront d’articles scolaires et Starbucks remettra au menu son délicieux latté à la citrouille épicée.
Je ne sais pas pour vous, mais moi, même confortablement installée dans la trentaine, j’ai toujours un regain de motivation à l’automne. Un peu comme si j’entamais une « nouvelle année organisationnelle ». Je dirais même que ce sentiment de renouveau est plus fort qu’en janvier. Si j’avais encore un agenda imprimé, il commencerait définitivement en août. Et je sais que je suis loin d’être la seule! Puisque plusieurs organisations prévoient lancer leur stratégie de « retour à la normale » en septembre, pourquoi ne pas profiter de la frénésie de la rentrée pour créer un BUZZ de retour au travail?
Voici donc quelques idées concrètes pour faire vivre aux adultes le hype de la rentrée cette année :
Séance d’accueil ou d’orientation Dans certains cas, cela fera plus d’un an que les employés ne seront pas allés au bureau sur une base régulière. Pourquoi ne pas prendre le temps de les accueillir, de revenir sur les derniers mois et, surtout, de présenter ce qui s’en vient pour la suite? Espaces de travail, expérience employé, objectifs d’affaires, projets à venir… choisissez les sujets en fonction de ce que les employés veulent savoir ;)
Initiations de retour au bureau Il ne s’agit pas ici de faire des concours de beuverie, on s’entend. L’idée est plutôt de prendre le temps de faire connecter les gens entre eux, dans une ambiance plus légère, en organisant des activités, des défis ou autres : concours d’anecdotes pandémiques, chasse au trésor pour redécouvrir les espaces de travail, jeux d’adresse, simple cocktail… à vous de voir!
Mini-agenda imprimé Retourner au bureau, c’est aussi recommencer à connecter avec tout le monde en dehors du bureau. Oui, on a vu certaines formules de 5@7 ou de teambuilding se dérouler en virtuel, mais disons que plusieurs sont emballés par l’idée de prendre un verre ensemble, en vrai. Distribuez un mini-agenda (imprimé, pour un maximum d’impact) avec le calendrier des activités corporatives : 5@7 d’équipe, party de Noël, BBQ d’été… De plus, le fait d’annoncer les dates à l’avance s’avère super pratique pour mousser la participation de tous.
Sacs de la rentrée (ou local de papeterie) Faut-il approvisionner les bureaux en matériel de travail? Tant qu’à faire, préparez des trousses individuelles, style sac de la rentrée! (Pssst, c’est l’occasion de donner du corporate swagg en apposant votre logo sur le sac, un crayon, une tasse…). Pas le temps de préparer des trousses individuelles? Ouvrez un local de papeterie et invitez les gens à venir se servir!
Casiers attitrés Vous avez profité de la pandémie pour revoir la gestion des espaces de travail et vous vous apprêtez à inaugurer de nouveaux espaces partagés? Avez-vous pensé à des casiers attitrés pour ranger les effets personnels? Pour l’avoir vécu dans le passé, travailler à aire ouverte comporte son lot de défis, incluant trouver l’espace pour laisser des souliers, quelques crayons et une tasse. Si ce n’est déjà fait, pensez à attribuer des espaces de rangement individuels. Pas besoin de réinventer la roue, le concept de casiers fonctionne très bien. ;)
Pensez à reboarder (réintégrer) les gens
Ok, cette caricature de GABS est peut-être un brin exagérée… QUOI QUE. En plein cœur du confinement, nous sommes plusieurs à l’avoir ressenti : au bout d’un moment, on ne sait plus trop comment agir en société.
Consolons-nous, ça revient rapidement.
Reste qu’il risque d’y avoir un certain temps d’adaptation nécessaire avant de retrouver la dynamique en présentielle.
Pour aider à s’y remettre :
N’ayez pas peur de nommer l’inconfort que peut susciter le fait d’interagir autour d’une table de réunion plutôt que devant un écran.
Reconnaissez que le fait d’être au bureau se vit différemment pour chaque membre de l’équipe.
Revenez sur les avantages de connecter en présentiel (santé mentale, créativité, facilité pour certains aspects du travail…).
Pensez à démarrer les rencontres – surtout la première rencontre d’équipe – avec un petit brise-glace du genre « votre meilleure/pire histoire de télétravail » pour partir sur une note positive.
Redécouvrir les espaces de travail
Bon, si vous êtes 10-15 dans votre gang, cette étape n’est peut-être pas nécessaire. ;) Mais à partir du moment où vous avez quelques espaces partagés et une couple de bureaux, ça vaut la peine de faire un petit plan des lieux pour aider les gens à s’y retrouver.
Si vous avez encore des bureaux assignés, il serait astucieux d’indiquer directement sur le plan qui travaille dans quel espace. Ainsi, c’est pas mal plus facile de retrouver ses collègues!
Vous n’avez pas de plan de votre bureau, ni d’abonnement à Autocad et encore moins les skills d’un architecte?
Pas de panique! Vous pouvez faire un dessin simple avec Excel ou, encore mieux, sur un tableau blanc virtuel dans un logiciel gratuit comme Miro. Nul besoin d'avoir un plan à l'échelle, ni même joli. L'idée est de s'orienter.
Psssttt : j'ai emprunté ce visuel à Wondershare, et je l'ai adapté librement ;)
Mettre un visage sur les collègues
Dans un ancien emploi, où nous n’avions pas de logiciel de gestion des RH, quelqu’un avait pensé à une initiative ridiculement simple mais tellement efficace : un fichier Excel avec le nom, la fonction, l’emplacement et la photo de chaque talent. Je ne compte pas les fois où, avant de me pointer le bout du nez au bureau d’un collègue, avec lequel j’allais collaborer pour une première fois, je suis allée lui regarder la binette dans le fichier Excel. Ça évite des malaises, t’sais… ;)
Vous avez intégré des gens en virtuel durant la dernière année? N’oubliez pas que, outre les personnes avec lesquelles ils collaborent, les nouveaux employés n’ont peut-être aucune idée de quoi les autres ont l’air. Et inversement!
Ça vous semble une bonne idée dans votre contexte? Téléchargez notre gabarit gratuit et commencez à bâtir votre bottin d’employés!
Et vous, que comptez-vous faire pour créer un BUZZ de retour au bureau? Partagez-nous vos idées en écrivant à Sarah@latalenterie.com! Nous les repartagerons à la communauté de La Talenterie.
Vous avez aimé cet article de La Talenterie? Inscrivez-vous à notre infolettre pour en recevoir d'autres :)
