Le confinement du printemps 2020 (et les subséquents!) et l'instauration du télétravail auront imposé une nouvelle façon d'étudier, de travailler et de réseauter. Parmi les outils que nous avons dû appréhender, la plateforme Zoom est probablement la plus connue et la plus utilisée (10 millions de participants quotidiens en décembre 2019 et près de 300 millions en avril 2020!).
Que vous utilisiez « Zoom », « Teams », « Google Meet », ou toute autre plateforme, comme pour toute forme de communication, il y a des conventions à respecter. En effet, même si elles peuvent sembler évidentes pour les initiés, il demeure des règles d’étiquette à suivre et certaines compétences techniques de base sont requises pour les maîtriser. Voici quelques conseils et pratiques exemplaires pour vous permettre de tirer le meilleur parti de ce genre de plateforme!
Avant la rencontre :
Testez vos appareils Vérifiez votre connexion Wi-Fi, votre caméra vidéo et votre microphone avant la réunion pour prévenir les problèmes. Vérifiez également les fonctionnalités de base (sourdine, partage d’écran) ainsi que les options de filtre pour ne pas vous retrouver à devoir les supprimer en cours de rencontre comme l’a vécu cet avocat texan.
Portez attention à votre décor Les participants à la rencontre vous voient et voient aussi votre environnement. Assurez-vous donc d’être dans une pièce neutre dans laquelle aucun élément pourrait attirer l’attention ou déconcentrer vos interlocuteurs. Au besoin, n’hésitez pas à utiliser les options d'arrière-plans proposés par Zoom ou activez l’option « flou ». Pour améliorer la qualité de votre vidéo, pensez également à votre éclairage.
Vérifiez l’angle de votre caméra Puisque le focus est sur le visage ou le haut du corps lors des rencontres Zoom, certains pourraient être tentés d'adopter une tenue vestimentaire plus décontractée (voire faire l’impasse sur les pantalons!). Dans ces cas-là, vérifiez à deux fois l’angle de votre caméra et/ou assurez-vous de couper votre vidéo lorsque vous devez vous lever.
Prévenez votre entourage Pour leur éviter de devenir les stars d’une de ces nombreuses vidéos virales dans lesquelles une personne apparaît dans le champ de vision d’une rencontre, avertissez les membres de votre foyer que vous entrez en vidéoconférence. Et puisqu’il peut être ardu de s’assurer à 100% que personne n'apparaîtra dans votre champ de vision (surtout en présence d'animaux domestiques ou d’enfants), utilisez les options d’arrière-plans et soyez prêt à prendre la situation avec humour!
Activez la fonction « salle d’attente» Lorsque la fonction « salle d’attente » est activée dans Zoom, l’hôte de la rencontre est la seule personne qui peut laisser entrer des participants. Ceci permet de choisir « qui » admettre dans la rencontre (et éviter que des personnes non-invitées y assistent) et à quel moment (ce qui peut être pratique si par exemple, vous devez régler quelques points de procédure avec les co-animateurs de la rencontre).
Pendant la rencontre :
Parlez à votre arrivée Lorsque vous rejoignez votre réunion avec peu de participants (entre 2 et 10 personnes), annoncez-vous et, au besoin, présentez-vous. Si vous ou l’un des participants êtes nouveaux, prévoyez une brève introduction avant le début de la réunion.
Mettez-vous en sourdine Lorsque vous n’intervenez pas et pour réduire les bruits de fond (jappement d’animaux, déneigeuse…) mettez votre micro en sourdine. Cela permettra d’éliminer tout bruit de fond qui pourrait distraire la personne qui parle.
Concentrez-vous sur la rencontre en cours Résistez à la tentation du “multitâche” (répondre à des courriels ou passer des coups de téléphone par exemple) et écoutez attentivement la personne qui parle. Vous éviterez de distraire les autres participants et vous ne manquerez pas des éléments importants de la rencontre.
Partagez votre écran Cette fonction est un formidable outil d’efficacité, d'organisation, de compréhension et de gain de temps. Tous les participants voient la même chose en même temps et peuvent réagir en direct. De plus, Zoom permet de décider laquelle des parties de l’écran est partagée : vous pouvez donc partager le bureau au complet, une application ou un fichier spécifique. Selon les règles établies pour le déroulement de la réunion, les participants pourront également partager leur écran ou permettre à l’hôte de la rencontre de contrôler leur écran.
Expliquez les règles de la réunion En tant qu’hôte, pour assurer le déroulement harmonieux des vidéoconférences, il est important de fixer et de présenter aux participants les règles régissant la rencontre. Par exemple, l’hôte peut mettre en sourdine tous les participants et les inviter à transmettre leurs questions via l’outil de clavardage ou en utilisant la fonction « lever la main ». De plus, respectez le créneau prévu et prévoyez un temps de pause lorsque les rencontres durent plus d’une heure et demie.
Avec ces quelques règles, nul doute que vos prochaines rencontres Zoom se dérouleront de façon efficace. De nombreuses autres fonctions existent pour faciliter l’organisation et la tenue de vos rencontres Zoom (par exemple, les salles de pause sont particulièrement pertinentes lorsque vous voulez insuffler de l'interactivité et du travail d’équipe dans une rencontre qui implique beaucoup de participants) alors continuez à explorer et à tirer profit de Zoom!
Pour faire un rappel des meilleurs pratiques dans votre organisation (p.ex. dans le cadre du processus d'accueil et d'intégration), téléchargez votre gabarit d'infographie ici.
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